Por Maicon Klug, www.administradores.com.br
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Fonte: http://www.google.com.br/imghp |
O desenvolvimento de soluções para Documentação Eletrônica demanda de grande esforço técnico e de negócios por parte das empresas de desenvolvimento de softwares destinados a Gestão Empresarial. Manter tais soluções acaba gerando para as desenvolvedoras um considerável custo operacional.
Elas acabam alocando recursos (dinheiro e pessoas) nesses projetos que poderiam estar sendo direcionados no desenvolvimento de novas rotinas e melhorias em seu produto (Software de Gestão Empresarial). Por isso é preciso fazer a análise da real necessidade em desenvolver ou articular uma parceria.
A NFS-e como um fator agravante
Com a NFS-e esta situação pode se agravar ainda mais. Como não há um padrão por parte das prefeituras, maior é o esforço necessário para adequar o ERP aos requisitos de integração definidos pelos municípios. Abaixo relacionamos algumas das desvantagens em optar pelo desenvolvimento próprio da NFS-e.
Pesquisa e levantamento dos municípios com NFS-e: É uma atividade necessária, mas que demanda tempo. É preciso alocar pessoas para efetuar essa pesquisa. Se a empresa se propuser a atender qualquer cidade com NFS-e, esta atividade deverá ser feita recorrentemente.
Elas acabam alocando recursos (dinheiro e pessoas) nesses projetos que poderiam estar sendo direcionados no desenvolvimento de novas rotinas e melhorias em seu produto (Software de Gestão Empresarial). Por isso é preciso fazer a análise da real necessidade em desenvolver ou articular uma parceria.
A NFS-e como um fator agravante
Com a NFS-e esta situação pode se agravar ainda mais. Como não há um padrão por parte das prefeituras, maior é o esforço necessário para adequar o ERP aos requisitos de integração definidos pelos municípios. Abaixo relacionamos algumas das desvantagens em optar pelo desenvolvimento próprio da NFS-e.
Pesquisa e levantamento dos municípios com NFS-e: É uma atividade necessária, mas que demanda tempo. É preciso alocar pessoas para efetuar essa pesquisa. Se a empresa se propuser a atender qualquer cidade com NFS-e, esta atividade deverá ser feita recorrentemente.
Estudo da documentação de integração com cada município: Esta é uma atividade necessária para poder iniciar as atividades de desenvolvimento. Como cada prefeitura pode criar o seu padrão de integração, é necessário conhecer todas as documentações. Esta é uma atividade desempenhada em paralelo à pesquisa dos municípios e sempre acontecerá enquanto houver prefeituras implantando a NFS-e.
Implementação da integração com a prefeitura: Para cada modelo de integração é necessária a implementação da comunicação por parte do ERP. Há municípios que possuem integração automática (webservices) e outros que necessitam a troca de arquivos manualmente (upload). Algumas prefeituras exigem o uso de Certificação Digital, outras solicitam apenas usuário e senha. A questão é: para cada cidade há um novo desenvolvimento.
Tratamento de particularidades de cada prefeitura: Além das particularidades de comunicação, há também a formatação das informações (layout de integração) e algumas regras de negócio. As prefeituras possuem necessidades diferentes, solicitando ao contribuinte o envio de determinadas informações. Essas informações requisitadas podem ser diferentes para cada prefeitura. A estrutura do arquivo também muda, algumas trabalham com arquivos XML padrão ABRASF e outras com XML dentro de um padrão proprietário. Em resumo, cada uma delas acaba tratando suas particularidades de forma diferente. Algumas exigem que o RPS contenha apenas um item de serviço, já outras permitem que seja informado mais de um item.
Homologação da integração com cada município: Este processo deverá ser feito na implantação do primeiro cliente em cada uma das cidades integradas. Durante os testes podem ocorrer alguns problemas de comunicação, falta de informações requeridas no layout, erro no próprio layout, dentre outros. A empresa desenvolvedora terá que lapidar a integração conforme for evoluindo nos testes. Poderá levar tempo até que seja alcançada a homologação final da integração em cada uma das prefeituras.
Atendimento e atuação comercial: É um diferencial para o software de gestão poder atender um cliente em qualquer cidade, mas para isso é preciso ter a integração desenvolvida e homologada. Optar pelo desenvolvimento pode atrasar a atuação comercial da empresa. É preciso saber que há uma considerável curva de tempo até conseguir viabilizar a integração com um número expressivo de municípios.
O que a parceria pode agregar ao Software de Gestão EmpresarialOs softwares especialistas na emissão e gestão de NFS-e possuem características funcionais que agregam recursos ao ERP, trazendo benefícios ao cliente final e ao Sistema de Gestão Empresarial. O software de NFS-e torna-se um complemento ao ERP, tratando regras específicas que melhoram o desempenho do processo de emissão de NFS-e.
Como essas funcionalidades já estão presentes no emissor de NFS-e, a empresa desenvolvedora do Software de Gestão não necessita implementá-las no ERP, mas pode disponibilizá-las ao cliente final como um benefício a mais. Isto também é um benefício para a empresa de software, pois ela não precisará reescrever recursos que já existem.
Citamos abaixo algumas dessas características:
Único layout de integração: A integração e homologação com as prefeituras ficam sob responsabilidade da empresa que desenvolve o software emissor de NFS-e. O que o ERP precisa fazer é desenvolver uma única integração com o emissor de NFS-e. Essa integração é feita através de um layout único, independente de prefeitura. Estando integrado com o emissor de NFS-e, o ERP já sai de largada atendendo a todos os municípios homologados pelo emissor.
Configuração do Certificado Digital: É o software emissor de NFS-e que disponibiliza a configuração dos certificados. No caso dos modelos A1 a configuração é mais simples, entretanto, há muitas empresas que utilizam o modelo A3. Nos modelos A3 as configurações são mais complexas, pois dependem de instalações de drivers de leitoras USB, tokens, etc. Todo esse processo é abstraído do ERP.
Uso da Assinatura Digital: O Certificado Digital precisa estar corretamente instalado e configurado para que seja possível efetuar a assinatura de documentos a partir dele. Todo o processo de assinatura dos arquivos XML também é feito pelo emissor de NFS-e, desonerando essa atividade da equipe de desenvolvimento do ERP.Feedback da validação do RPS: O sistema da Prefeitura disponibiliza informações de status à cada RPS encaminhado pelo contribuinte. É o emissor de NFS-e que estabelece conexão com o sistema da Prefeitura e obtém os retornos encaminhados. O ERP não precisa se preocupar com nenhuma comunicação com o município. O cliente final pode visualizar o status de cada documento através da interface do emissor de NFS-e ou pelo próprio ERP.
Impressão do RPS: O emissor de NFS-e efetua a impressão automática ou manual do RPS.
Envio de e-mail da NFS-e: Estando o documento eletrônico autorizado pela prefeitura, o emissor de NFS-e envia o arquivo XML por e-mail diretamente ao tomador do serviço. Este processo é automático, sem intervenção do cliente ou do ERP.
Envio de e-mail de Cancelamento: Quando o cliente efetua o cancelamento de uma nota pelo ERP, o emissor de NFS-e envia a solicitação para a Prefeitura e, ao obter a confirmação do cancelamento, envia ao tomador um e-mail contendo o arquivo XML de cancelamento.
Configuração de mensagens no e-mail: O emissor de NFS-e permite que o cliente personalize o conteúdo do texto no Assunto e no Corpo do e-mail. Essa configuração pode ser feita para os e-mails de envio de NFS-e e Cancelamento. Ele permite também manipular o conteúdo do texto buscando informações de dentro do conteúdo do arquivo XML, como o número do RPS, CNPJ, Razão Social, Fantasia, Valores, etc.
Geração e envio do boleto bancário por e-mail: O emissor de NFS-e permite a geração de boletos bancários a partir de informações disponibilizadas pelo ERP. Na mesma integração dos dados da nota, o ERP repassa ao emissor de NFS-e as informações de cobrança referente ao serviço. O emissor de NFS-e constrói o boleto, gera um arquivo em PDF e envia o mesmo ao tomador por e-mail. Os boletos são encaminhados anexos, junto ao arquivo XML da NFS-e.
Download em lote dos arquivos XML: Outro recurso disponibilizado pelo emissor de NFS-e é o download em lote dos arquivos XML das Notas de Serviço eletrônicas. Isto facilita o processo de disponibilização dos arquivos aos clientes e contabilidade.
Tratamento de filas de impressão (multiempresa): Este é um recurso muito interessante para empresas que possuem muitas filiais. O emissor de NFS-e permite imprimir o DANFSE do RPS em qualquer filial, independente da cidade em que a mesma se encontre. Esta é uma funcionalidade muito importante para empresas que possuem suas informações e sistemas hospedados em datacenters.
OBS.: As funcionalidades disponíveis são muito particulares em cada software emissor de NFS-e. Para citar os recursos relacionados neste artigo foi estudo em detalhe o software de Gestão de NFS-e da G2KA Sistemas.
Maicon Klug é Diretor de Marketing da G2KA Sistemas, empresa especializada no desenvolvimento de soluções para a gestão de Documentos Eletrônicos
Siga os posts do Administradores no Twitter: @admnews.
Siga o Prof. Milton Araújo no Twitter: @Milton_A_Araujo
Implementação da integração com a prefeitura: Para cada modelo de integração é necessária a implementação da comunicação por parte do ERP. Há municípios que possuem integração automática (webservices) e outros que necessitam a troca de arquivos manualmente (upload). Algumas prefeituras exigem o uso de Certificação Digital, outras solicitam apenas usuário e senha. A questão é: para cada cidade há um novo desenvolvimento.
Tratamento de particularidades de cada prefeitura: Além das particularidades de comunicação, há também a formatação das informações (layout de integração) e algumas regras de negócio. As prefeituras possuem necessidades diferentes, solicitando ao contribuinte o envio de determinadas informações. Essas informações requisitadas podem ser diferentes para cada prefeitura. A estrutura do arquivo também muda, algumas trabalham com arquivos XML padrão ABRASF e outras com XML dentro de um padrão proprietário. Em resumo, cada uma delas acaba tratando suas particularidades de forma diferente. Algumas exigem que o RPS contenha apenas um item de serviço, já outras permitem que seja informado mais de um item.
Homologação da integração com cada município: Este processo deverá ser feito na implantação do primeiro cliente em cada uma das cidades integradas. Durante os testes podem ocorrer alguns problemas de comunicação, falta de informações requeridas no layout, erro no próprio layout, dentre outros. A empresa desenvolvedora terá que lapidar a integração conforme for evoluindo nos testes. Poderá levar tempo até que seja alcançada a homologação final da integração em cada uma das prefeituras.
Atendimento e atuação comercial: É um diferencial para o software de gestão poder atender um cliente em qualquer cidade, mas para isso é preciso ter a integração desenvolvida e homologada. Optar pelo desenvolvimento pode atrasar a atuação comercial da empresa. É preciso saber que há uma considerável curva de tempo até conseguir viabilizar a integração com um número expressivo de municípios.
O que a parceria pode agregar ao Software de Gestão EmpresarialOs softwares especialistas na emissão e gestão de NFS-e possuem características funcionais que agregam recursos ao ERP, trazendo benefícios ao cliente final e ao Sistema de Gestão Empresarial. O software de NFS-e torna-se um complemento ao ERP, tratando regras específicas que melhoram o desempenho do processo de emissão de NFS-e.
Como essas funcionalidades já estão presentes no emissor de NFS-e, a empresa desenvolvedora do Software de Gestão não necessita implementá-las no ERP, mas pode disponibilizá-las ao cliente final como um benefício a mais. Isto também é um benefício para a empresa de software, pois ela não precisará reescrever recursos que já existem.
Citamos abaixo algumas dessas características:
Único layout de integração: A integração e homologação com as prefeituras ficam sob responsabilidade da empresa que desenvolve o software emissor de NFS-e. O que o ERP precisa fazer é desenvolver uma única integração com o emissor de NFS-e. Essa integração é feita através de um layout único, independente de prefeitura. Estando integrado com o emissor de NFS-e, o ERP já sai de largada atendendo a todos os municípios homologados pelo emissor.
Configuração do Certificado Digital: É o software emissor de NFS-e que disponibiliza a configuração dos certificados. No caso dos modelos A1 a configuração é mais simples, entretanto, há muitas empresas que utilizam o modelo A3. Nos modelos A3 as configurações são mais complexas, pois dependem de instalações de drivers de leitoras USB, tokens, etc. Todo esse processo é abstraído do ERP.
Uso da Assinatura Digital: O Certificado Digital precisa estar corretamente instalado e configurado para que seja possível efetuar a assinatura de documentos a partir dele. Todo o processo de assinatura dos arquivos XML também é feito pelo emissor de NFS-e, desonerando essa atividade da equipe de desenvolvimento do ERP.Feedback da validação do RPS: O sistema da Prefeitura disponibiliza informações de status à cada RPS encaminhado pelo contribuinte. É o emissor de NFS-e que estabelece conexão com o sistema da Prefeitura e obtém os retornos encaminhados. O ERP não precisa se preocupar com nenhuma comunicação com o município. O cliente final pode visualizar o status de cada documento através da interface do emissor de NFS-e ou pelo próprio ERP.
Impressão do RPS: O emissor de NFS-e efetua a impressão automática ou manual do RPS.
Envio de e-mail da NFS-e: Estando o documento eletrônico autorizado pela prefeitura, o emissor de NFS-e envia o arquivo XML por e-mail diretamente ao tomador do serviço. Este processo é automático, sem intervenção do cliente ou do ERP.
Envio de e-mail de Cancelamento: Quando o cliente efetua o cancelamento de uma nota pelo ERP, o emissor de NFS-e envia a solicitação para a Prefeitura e, ao obter a confirmação do cancelamento, envia ao tomador um e-mail contendo o arquivo XML de cancelamento.
Configuração de mensagens no e-mail: O emissor de NFS-e permite que o cliente personalize o conteúdo do texto no Assunto e no Corpo do e-mail. Essa configuração pode ser feita para os e-mails de envio de NFS-e e Cancelamento. Ele permite também manipular o conteúdo do texto buscando informações de dentro do conteúdo do arquivo XML, como o número do RPS, CNPJ, Razão Social, Fantasia, Valores, etc.
Geração e envio do boleto bancário por e-mail: O emissor de NFS-e permite a geração de boletos bancários a partir de informações disponibilizadas pelo ERP. Na mesma integração dos dados da nota, o ERP repassa ao emissor de NFS-e as informações de cobrança referente ao serviço. O emissor de NFS-e constrói o boleto, gera um arquivo em PDF e envia o mesmo ao tomador por e-mail. Os boletos são encaminhados anexos, junto ao arquivo XML da NFS-e.
Download em lote dos arquivos XML: Outro recurso disponibilizado pelo emissor de NFS-e é o download em lote dos arquivos XML das Notas de Serviço eletrônicas. Isto facilita o processo de disponibilização dos arquivos aos clientes e contabilidade.
Tratamento de filas de impressão (multiempresa): Este é um recurso muito interessante para empresas que possuem muitas filiais. O emissor de NFS-e permite imprimir o DANFSE do RPS em qualquer filial, independente da cidade em que a mesma se encontre. Esta é uma funcionalidade muito importante para empresas que possuem suas informações e sistemas hospedados em datacenters.
OBS.: As funcionalidades disponíveis são muito particulares em cada software emissor de NFS-e. Para citar os recursos relacionados neste artigo foi estudo em detalhe o software de Gestão de NFS-e da G2KA Sistemas.
Maicon Klug é Diretor de Marketing da G2KA Sistemas, empresa especializada no desenvolvimento de soluções para a gestão de Documentos Eletrônicos
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