Por Sonia Jordão
O Senso de Utilização consiste em analisar os locais de trabalho e classificar todos os itens (objetos, materiais, informações, etc.) segundo critérios de utilidade ou frequência de uso, para depois retirar do ambiente tudo o que não precisa estar ali.
Objetos inúteis precisam ser descartados, vendidos, doados ou jogados no lixo. Devemos procurar manter somente o necessário para as atividades na quantidade certa e em condições de uso. Vamos descartar tudo aquilo que foi usado nos últimos meses e que não há previsão de ser usado novamente. Somente o que tiver utilidade imediata deve estar na área de trabalho: coloque perto da máquina, bancada, mesa ou área de trabalho o que se usa toda hora; próximos ao local de trabalho devem ficar os materiais usados poucas vezes no dia; e, no armário, arquivo ou depósito deixamos os materiais usados de vez em quando. Nessa etapa, separamos os objetos e/ou materiais por grau, tipo ou tamanho.
Pense nas atitudes que você pratica no seu dia a dia que podem ser consideradas como desperdício e procure evitá-las. Vejamos alguns exemplos de desperdício:
Produtos e/ou serviços em fila de espera para serem executados.
Estoques além do necessário.
Luzes acesas em ambientes vazios ou muito claros.
Banhos quentes demasiadamente demorados.
Máquinas e equipamentos ligados desnecessariamente.
Jogar no lixo materiais em condições de uso.
Bate papos desnecessários no ambiente de trabalho.
Para garantir o sucesso da implantação do 1º S, é necessário realizar um planejamento claro de tudo aquilo que precisa ser feito. Cartazes podem ser afixados, visando a sensibilização da equipe. E, além disso, é importante capacitar todas as pessoas para a execução do senso de utilização.
A criação de uma lista de verificação é um instrumento que auxilia na prática do senso. Entre os questionamentos da lista podemos citar as seguintes perguntas:
Há objetos desnecessários no local de trabalho?
Há quantidade excessiva de material de expediente (lápis, borracha, caneta etc)?
O Senso de Utilização foi realizado no computador?
As áreas em comum, tais como cozinha, banheiros, vestiários, pátios estão em ordem?
Quando necessário, os colaboradores utilizam Equipamentos de Proteção Individual (EPI’s)?
Com o início do Senso de Utilização, começam a surgir os materiais inúteis, que devem ser removidos para uma "área de descarte". Nessa área, todo o seu material deve ser devidamente identificado. A área de descarte não é sinônimo de bagunça. Até porque, nessa área, há muita coisa que pode ser útil para outro setor, por isso o descarte deve estar organizado e os objetos de fácil localização.
Com o primeiro S implantado, esperam-se os benefícios abaixo:
Facilidade nas informações e na procura de objetos.
Diminuição da necessidade de espaço e de estoque de materiais.
Diminuição do desperdício. • Diminuição de custos.
Melhor aproveitamento do tempo e de recursos.
Maior organização.
Aumento da produtividade.
Este foi o primeiro artigo de uma série que falará sobre cada senso do Programa 5S. Espero que as palavras acima tenham sido de grande valia e esclarecido possíveis dúvidas. Sucesso!
Sonia Jordão é especialista em liderança, palestrante, consultora empresarial e escritora. Autora do livro “A Arte de liderar – Vivenciando mudanças num mundo globalizado”, e dos livros de bolso “E agora, Venceslau? – Como deixar de ser um líder explosivo” e “E agora, Lívia? – Desafios da liderança”.
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